দলিলগুলি কোনও উদ্যোগ বা সংস্থার যে কোনও কাগজপত্রের অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ, এটি ব্যক্তিগত বা জনসাধারণ নির্বিশেষে। নথিগুলি পূরণ করা, বাছাই করা, প্রেরণ, গৃহীত ইত্যাদি are যদি বেশ কয়েকটি নথি থাকে তবে একটি রেজিস্টার তৈরি করা সহজ - এটি কেবল কেরানী এবং অন্যান্য বিভাগের শ্রমিকদের (অর্থনীতিবিদ, হিসাবরক্ষক, ইত্যাদির) কাজকে সহজ করবে না, তবে অন্যান্য সংস্থার কর্মীরাও যদি তারা গ্রহণ করে তবে আপনি প্রেরিত নথি।
নির্দেশনা
ধাপ 1
একটি বিভাগের প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংগ্রহ করুন, তা হ'ল এক ধরণের সম্পর্কিত নথি (উত্পাদন ব্যয়ের নিশ্চয়তা, গ্রহণযোগ্যতা / বিক্রয় নথি ইত্যাদি)। প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন আলাদাভাবে সংগ্রহ করুন: আদেশ, ডিক্রি, আদেশ। তাদের লেখকতা অনুসারে বাছাই করুন (সংস্থার প্রধানের আদেশ, বিভাগীয় প্রধানদের আদেশ ইত্যাদি)।
ধাপ ২
ইতিমধ্যে বাছাই করা দস্তাবেজগুলি সংরক্ষণ করার জন্য ফোল্ডার তৈরি করুন এবং কালানুক্রমিক ক্রমে সমস্ত ফাইল করুন। প্রতিটি ফোল্ডারের একটি তালিকা তৈরি করুন। তাদের একটি তালিকা নম্বর দিন।
ধাপ 3
উপযুক্ত ক্ষেত্রগুলি সহ নথির উপর ভিত্তি করে একটি সারণী তৈরি করুন, শীটটি কলাম এবং সারিগুলিতে ভাগ করুন। দস্তাবেজের উদ্দেশ্য এবং এর কার্যকারিতা অনুযায়ী কলামগুলিতে স্বাক্ষর করুন। একই সাথে, মনে রাখবেন যে রেজিস্টারটিতে অবশ্যই নথির বিষয়ে বিস্তৃত তথ্য থাকতে হবে, যাতে একটি কারণে বা অন্য কোনও কারণে আপনাকে বার বার নথীটি খোলার প্রয়োজন হয় না এবং এটি একটি কারণ বা অন্য কারণে এটি অধ্যয়ন করতে হয়। সুতরাং, উদাহরণস্বরূপ, যে ব্যয় হয়েছে সেগুলি নিশ্চিত করার জন্য নথিগুলির নিবন্ধে অবশ্যই নিম্নলিখিত কলামগুলি থাকতে হবে: নথির নম্বর, নাম, নথির সামগ্রী, পরিমাণ এবং দস্তাবেজের ফেরতের চিহ্ন।
পদক্ষেপ 4
পরিবর্তে, জেএসসি, জেএসসি ইত্যাদির শেয়ারহোল্ডারদের নথিগুলির নিবন্ধকরণ register রেজিস্টারে নিবন্ধিত সকল ব্যক্তির শনাক্তকরণের জন্য প্রয়োজনীয় অংশীদারদের অবশ্যই অংশীদারদের অধিকার নির্ধারণ, রেজিস্টারে নিবন্ধিত ব্যক্তিদের শেয়ার থেকে আয়ের প্রাপ্তি, শেয়ারের সমস্ত মালিকদের ডেটা সংগ্রহ এবং সেই সাথে সম্পর্কিত তথ্য অবশ্যই অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে সভা এবং অন্যান্য ইভেন্টগুলি সম্পর্কে সমস্ত ধরণের বিজ্ঞপ্তি তাদের দ্বারা প্রাপ্তি।
পদক্ষেপ 5
আপনার সচেতন হওয়া উচিত যে ভবিষ্যতে আপনার সুবিধার্থে এবং অনুসন্ধানের গতির জন্য নথিগুলির একটি রেজিস্টার সংকলন করার সময়, সমস্ত রেকর্ডগুলি কালানুক্রমিক ক্রমে রাখা প্রয়োজন।
পদক্ষেপ 6
কেবলমাত্র যদি নথির নিবন্ধগুলি সঠিকভাবে সংকলিত হয়, আপনাকে অনুসন্ধানের জন্য অতিরিক্ত সময় ব্যয় করতে হবে না, আপনি দ্রুত এবং সহজেই আপনার প্রয়োজনীয় কাগজটি সন্ধান করতে পারেন, প্রয়োজনীয় অনুরোধ বা বিজ্ঞপ্তিটি প্রেরণ করতে পারেন এবং কেবল উচ্চমানের সাথে আপনার কাজটি করতে পারেন।
