সভার শেষে, সভার এজেন্ডা, সিদ্ধান্ত নেওয়া সিদ্ধান্তগুলি, তারা যে শর্তাদি কার্যকর করা হবে ইত্যাদি ঠিকঠাক করার জন্য একটি প্রোটোকল তৈরি করতে হবে, সভার পরপরই মিনিটগুলি অঙ্কন করা জরুরী, এবং "পরবর্তী অবধি" স্থগিত করা হবে না। কোনও পেশাদার সচিব যদি কয়েক মিনিট সময় রাখতে পারেন তবে এটি ভাল। তবে, যদি এটি না হয় তবে অন্যান্য ব্যক্তিরা যারা কয়েক মিনিটের সভার জন্য কিছু নির্দিষ্ট নিয়ম জানেন তারাও এটি করতে পারেন।
নির্দেশনা
ধাপ 1
যে ব্যক্তি মিটিংয়ের মিনিট সময় নেয় তাকে অবশ্যই সিদ্ধান্ত গ্রহণের সিদ্ধান্তের যুক্তি বোঝার জন্য অতীতের সভার সমস্ত সিদ্ধান্ত সম্পর্কে সচেতন হতে হবে। আপনি যদি কোনও সভায় কয়েক মিনিট সময় নিচ্ছেন তবে পূর্বের বেশ কয়েকটি সভার কয়েক মিনিটের অনুলিপি নিন। সভায়, অবিলম্বে এজেন্ডায় আইটেমগুলি নথিভুক্ত করুন।
ধাপ ২
আলোচ্যসূচির প্রতিটি আইটেমের পাশে, সভার সময় যে কোনও ভাবনা প্রকাশ করা হয়েছিল তা লিখুন। এটি সংক্ষেপে করা যেতে পারে, কারণ সভার সময় নয়, তার পরে মিনিটগুলি চূড়ান্ত করা হবে। এই নোটগুলির মূল বিষয়টি হ'ল এগুলির সাথে আপনি প্রকাশিত একটি গুরুত্বপূর্ণ চিন্তাও মিস করবেন না। কে কী এবং কোন বিষয়ে কী বলেছিল তা মনে রাখতে যারা কথা বলেন তাদের নামও লিখুন। কেবল বিবৃতি থেকে তথ্য লিখুন, ব্যক্তিগত মতামত বা অনুমান নয়।
ধাপ 3
প্রোটোকলটির খুব কার্যকরভাবে সভাটি হওয়ার সাথে সাথেই হওয়া উচিত, যাতে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলি ভুলে না যায় বা রেকর্ডগুলি হারিয়ে না যায়। কয়েক মিনিটের মধ্যে ব্যবসায়ের স্টাইলে সভার সংক্ষিপ্ত বিবরণ থাকতে হবে। এটি করার জন্য, অপ্রত্যক্ষ বক্তৃতা ব্যবহার করুন, অতীত কালকে সবকিছু লিখুন: "দ্বিতীয় ইভানভ উল্লেখ করেছেন যে …"।
পদক্ষেপ 4
প্রোটোকলের বিষয়বস্তুতে গঠিত হওয়া উচিত:
1. "ক্যাপস" সভার উদ্দেশ্য এবং তারিখ নির্দেশ করে, কখনও কখনও সভার শুরুর সময়ও নির্দেশ করে;
২. উপস্থিত এবং উপস্থিত নেই তাদের তালিকা;
৩. গৃহীত সিদ্ধান্তগুলির সংক্ষিপ্তসার - এই সিদ্ধান্তগুলির সূচনাকারীদের নির্দেশ করে।
