আউটবাউন্ড ডকুমেন্টগুলি সরকারী চিঠি যা সংস্থাগুলি তৃতীয় পক্ষের ঠিকানাগুলি (সরবরাহকারী, গ্রাহক, নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ, ইত্যাদি) বা অন্য শহরগুলির সহকর্মীদের কাছে প্রেরণ করে। একটি নিয়ম হিসাবে, দুটি কর্মচারী এই চিঠিপত্রটি পরিচালনা করার জন্য দায়িত্ব ভাগ করে নেন: সংকলক এবং কেরানি। প্রথমটি পাঠ্যটি প্রস্তুত এবং সম্মত হওয়ার জন্য দায়ী। দ্বিতীয়টি চিঠিটি নিবন্ধভুক্ত করে, মূলটিকে তার গন্তব্যে প্রেরণ করে এবং একটি পরিষেবার অনুলিপি সঞ্চয় করে।
প্রয়োজনীয়
- - সংস্থার ফর্ম;
- - যে কম্পিউটারে পাঠ্য সম্পাদকটি ইনস্টল করা আছে;
- - বহির্গামী ডকুমেন্টেশন নিবন্ধনের লগবুক।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনি যদি একটি সংকলক হন
একটি খসড়া নথি প্রস্তুত করুন। বহির্গামী অক্ষরগুলি সক্রিয় এবং প্রতিক্রিয়াশীল হতে পারে। প্রথম ক্ষেত্রে, আপনি অন্য কোনও সংস্থা বা কোনও অফিসিয়াল ইস্যুতে কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে চিঠিপত্র শুরু (সূচনা) শুরু করুন। প্রতিক্রিয়া চিঠিতে প্রাপ্ত অনুরোধের সাথে সম্পর্কিত তথ্য থাকতে হবে।
ধাপ ২
আপনার সংস্থার লেটারহেডে ডুপ্লিকেটে চিঠিটি মুদ্রণ করুন। ডকুমেন্টের উপরের অংশটি তথাকথিত "শিরোনাম" সঠিকভাবে ফর্ম্যাট হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করুন। ডানদিকে ফর্মের উপর অবস্থিত সংস্থার বিবরণ ছাড়াও এতে অ্যাড্রেসির ডেটা এবং চিঠির শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
ধাপ 3
উপরের বাম কোণে, শিরোনাম, আদ্যক্ষর এবং যার নাম নথির উদ্দেশ্যে করা হয়েছে তার ব্যক্তির নাম, সংস্থার বা ব্যক্তির ঠিকানা টাইপ করুন। তথ্য নির্দিষ্ট করার পদ্ধতিটি হুবহু একই রকম হওয়া উচিত, উদাহরণস্বরূপ:
"এলএলসি" ভোলনা "এর সাধারণ পরিচালককে
আই। সিডোরভ
রাবোচায়া st।, 37, অফিস চৌদ্দ, সারাতভ, 109235 ।
পদক্ষেপ 4
ডানদিকে, আপনার সংস্থার বিশদগুলির অধীনে, চিঠির শিরোনামটি রাখুন। এটি সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, স্পষ্টভাবে পাঠ্যের বিষয়বস্তু প্রতিফলিত করে। উদাহরণস্বরূপ: "একটি বিল্ডিংয়ের স্যানিটারি অবস্থার তফসিলের তদারকি করার সময়" বা "বড় মেরামতগুলির প্রয়োজনে বাড়িগুলি সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করার বিষয়ে"।
পদক্ষেপ 5
ঠিকানাটি সম্বোধন করে এবং এই চিঠিটি তাঁর কাছে কেন প্রেরণ করা হয়েছে তার কারণ উল্লেখ করে মূল পাঠ্যটি শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ: “প্রিয় ইভান ইভানোভিচ! আমরা আপনাকে জানুয়ারী 14, 2011 এ ভাড়া দেওয়া ভবনের স্যানিটারি অবস্থার তফসিলের পরিদর্শন সম্পর্কে অবহিত করব।
পদক্ষেপ 6
যদি বহির্গামী দস্তাবেজের সাথে সংযুক্তি থাকে তবে মূল পাঠ্যের পরে সেগুলি তালিকাভুক্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ: "3 পৃষ্ঠায় সংযুক্তি"। 1 অনুলিপিতে। " পাঠ্যের শেষ পৃষ্ঠার একেবারে নীচে, নথির প্রবর্তকটি নির্দেশিত হওয়া উচিত। একটি নিয়ম হিসাবে, চিঠিটির লেখক তার শেষ নাম টাইপ করেন, আদ্যক্ষর এবং মূল ফোনটি ফন্টের চেয়ে ছোট ফোন phone
পদক্ষেপ 7
আপনার সংস্থার সিদ্ধান্ত-নির্ধারকদের সাথে যে কোনও দিক থেকে চিঠিটি পরীক্ষা করুন। উদাহরণস্বরূপ, তহবিল ব্যয়ের সাথে জড়িত নথিগুলি কোনও হিসাবরক্ষক দ্বারা অনুমোদিত এবং কর অফিসের একটি অনুরোধের উত্তরগুলি একজন আইনজীবীর দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়। এই সংস্থার কর্মচারীরা যারা চিঠিটি অনুমোদন করেছেন তারা তাদের ব্যক্তিগত স্বাক্ষরগুলি পাঠ্যের শেষে দ্বিতীয় কপির উপর একটি প্রধান প্রতিবেদনের জায়গার নীচে লিখিত প্রতিলিপি দিয়ে রাখেন put প্রয়োজনীয় অনুমোদনের পরে, বহির্গামী দলিলটি সংগঠনের প্রধান স্বাক্ষর করেন।
পদক্ষেপ 8
সম্মতিযুক্ত এবং স্বাক্ষরিত দলিলটি কেরানিটিতে জমা দিন। আপনি যদি একটি অনুলিপি রাখতে চান তবে একটি অতিরিক্ত অনুলিপি মুদ্রণ করুন। কেরানিটিকে তার উপর বহির্গামী নম্বর রাখতে বলুন।
পদক্ষেপ 9
আপনি যদি কেরানি হন
প্রবর্তকের কাছ থেকে বিদায়ী পত্র গ্রহণ করুন। প্রধান বিবরণ, অনুমোদনের ভিসা, স্রষ্টার সম্পর্কে তথ্য এবং পরিচালকের স্বাক্ষরের প্রাপ্যতা এবং সঠিকতা পরীক্ষা করে দেখুন। চিঠির সাথে সংযুক্তিগুলির উপস্থিতিতে মনোযোগ দিন।
পদক্ষেপ 10
বহির্গামী মেল লগে নথির তথ্য রেকর্ড করুন। যদি আপনার সংস্থাটি বৈদ্যুতিন নথির পরিচালনায় স্যুইচ করে থাকে তবে ডাটাবেস বজায় রাখার জন্য নির্দেশাবলী অনুসারে এগিয়ে যান। Aতিহ্যবাহী কাগজ লগবুকের জন্য নিবন্ধের কোনও কঠোর নিয়ম নেই। তবে, অনুশীলনে, নিম্নলিখিত কলামগুলির সাথে একটি সারণী প্রায়শই ব্যবহৃত হয়:
- তারিখ;
- বহির্গামী নথির সংখ্যা;
- ঠিকানা;
- সারাংশ (শিরোনাম);
- নথির প্রবর্তক;
- বিঃদ্রঃ.
পদক্ষেপ 11
বহির্গামী সংখ্যা নিম্নলিখিত হিসাবে গঠিত হয়। প্রথমে যে ফোল্ডারে বহির্গামী বার্তাগুলির অনুলিপিগুলি সংরক্ষণ করা হয়েছে তার স্টক তালিকার নম্বর উল্লেখ করুন। কোনও ড্যাশ বা স্ল্যাশের মাধ্যমে কোনও নির্দিষ্ট চিঠির ক্রমিক নম্বর লিখুন। আপনি পাবেন: "01-14-256" বা "01-14 / 256", যেখানে 01-14 কেস সংখ্যা, 256 নথির নম্বর।
পদক্ষেপ 12
ফর্মের বিশেষ লাইনে বহির্গামী নম্বর লিখুন। একটি জবাব চিঠির জন্য, আসন্ন নথিটির সাথে এটি সংযুক্ত রয়েছে তার সংখ্যাও নির্দিষ্ট করে তা নিশ্চিত করুন। একটি খামে চিঠিটির প্রথম অনুলিপি (অনুমোদনের ভিসা ছাড়াই) সিল করে ঠিকানাতে পাঠান। উপযুক্ত ফাইল ফোল্ডারে নথির একটি অনুলিপি ফাইল করুন।
