যে কোনও সংস্থায়, এমনকি একটি ছোট্ট, অনেকগুলি বিভিন্ন আদেশ এবং আদেশ জারি করা হয় এবং সংরক্ষণ করা হয়। যদি এগুলির সবগুলি নিবন্ধিত হয়ে একটি জিনিস দায়ের করা হয় তবে তাড়াতাড়ি বা পরে এটি বিভ্রান্তির দিকে পরিচালিত করবে। এবং পরিদর্শন সংস্থার প্রতিনিধিরা এ জাতীয় রেকর্ড সংরক্ষণের পক্ষে অনুমোদন পাওয়ার সম্ভাবনা কম।
নির্দেশনা
ধাপ 1
এন্টারপ্রাইজে জারি করা অর্ডারগুলি সঠিকভাবে বিভক্ত করার জন্য আপনাকে নিম্নলিখিত দস্তাবেজগুলির দ্বারা পরিচালিত হওয়া প্রয়োজন:
- রোজারখিভ দ্বারা অনুমোদিত "প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমগুলিতে উত্সাহিত পরিচালিত নথিপত্রগুলির তালিকা, স্টোরেজ সময়কে নির্দেশ করে";
- অফিসের কাজের নির্দেশাবলী (পরিচালনা কমিটি দ্বারা বিকাশিত)।
এই নথির উপর ভিত্তি করে, প্রতিটি উদ্যোগে মামলার একটি নাম বিকাশ করা উচিত। এর ভিত্তিতে আদেশ, নির্দেশাবলী এবং অন্যান্য নথিগুলি ভাগ করা হয়।
এন্টারপ্রাইজের আকার এবং এর কাঠামোর উপর নির্ভর করে মামলার বিকাশযুক্ত নামগুলি চিঠির কোডের ইঙ্গিত সহ বিভাগগুলিতে বিভক্ত করা যেতে পারে, বা এটি সাধারণ হতে পারে।
যাই হোক না কেন, এন্টারপ্রাইজের সমস্ত আদেশ শর্তসাপেক্ষে প্রধান এবং অর্থনৈতিক ক্রিয়াকলাপ এবং কর্মীদের আদেশের জন্য অর্ডারে বিভক্ত হয়।
ধাপ ২
মূল এবং অর্থনৈতিক ক্রিয়াকলাপের আদেশগুলি, একটি নিয়ম হিসাবে, সচিব দ্বারা রাখা হয় (অন্যথায় পৃথক আদেশে নির্দিষ্ট না করা হয়)। এই আদেশগুলি নিবন্ধকরণ, সংরক্ষণ এবং সংরক্ষণাগার করার জন্যও তিনি দায়বদ্ধ।
নথি সংরক্ষণের সময়ের ক্ষেত্রে পৃথক dif এন্টারপ্রাইজের মূল ক্রিয়াকলাপের অর্ডারগুলিতে (সাংগঠনিক কাঠামোর জন্য, স্টাফিং টেবিলের অনুমোদনের জন্য, এতে পরিবর্তন আনার জন্য) স্টোরেজ লাইন থাকে - ক্রমাগত। ক্যালেন্ডার বছর শেষে এগুলি এন্টারপ্রাইজের সংরক্ষণাগারের হাতে সোপর্দ করা হয়।
অর্থনৈতিক ও পরিচালিত ইস্যুতে অর্ডার 5 বছরের জন্য সংরক্ষণ করা হয়। তারা একটি চিঠি ছাড়াই ধারাবাহিকভাবে নম্বরযুক্ত। যদি এন্টারপ্রাইজে জারি করা অর্ডারের পরিমাণ বড় হয় তবে বছরের মধ্যে তারা খণ্ডে বিভক্ত হয়। সঞ্চয়ের সময়সীমা শেষ হওয়ার পরে, সংশ্লিষ্ট আইনের নিবন্ধকরণের সাথে তারা ধ্বংস হয়ে যায়।
ধাপ 3
কর্মীদের জন্য আদেশ তৈরি করা হয় এবং এন্টারপ্রাইজের কর্মী পরিচালন বিভাগে সংরক্ষণ করা হয়। তারা বালুচর জীবনেও আলাদা হয় fer
একটি পৃথক কেস 75 বছরের স্টোরেজ পিরিয়ড সহ ভর্তি, বরখাস্ত এবং স্থানান্তর করার আদেশ। উপাধি, দীর্ঘমেয়াদী ব্যবসায়িক ট্রিপ, কর্মীদের দীর্ঘমেয়াদী অস্থায়ী স্থানান্তর ইত্যাদির পরিবর্তনের আদেশগুলিও এখানে দায়ের করা হয় এই কাগজপত্রগুলি জার্নালে নিবন্ধিত রয়েছে, অবিচ্ছিন্ন সংখ্যা এবং লেটারিং রয়েছে (বেশিরভাগ ক্ষেত্রে "এলএস", "কে")। বছরের শেষের দিকে, এই জাতীয় আদেশগুলি একটি ফোল্ডারে রেজিস্ট্রেশন লগের সাথে একত্রে সেলাই করা হয় এবং সংরক্ষণাগারটিকে হস্তান্তর করা হয়।
পদক্ষেপ 4
অবকাশের জন্য আদেশ (নিয়মিত, বিনা বেতন, ইত্যাদি), স্বল্প-মেয়াদী ব্যবসায়িক ভ্রমণের এবং স্থানান্তরগুলি একটি পৃথক ফাইলে আঁকা হয়, তারা 5 বছরের জন্য সংরক্ষণ করা হয়। অর্ডার নম্বরটিতে একটি চিঠি যুক্ত করা হয় (উদাহরণস্বরূপ, "o" বা বিভাগের কোড)।
সংগ্রহের অর্ডারগুলির একই স্টোরেজ পিরিয়ড রয়েছে। তবে এগুলি আলাদাভাবে সংরক্ষণ করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে তাদের সাথে বিশ্লেষণ সামগ্রী (ব্যাখ্যামূলক নোট, মিনিট, বিজ্ঞপ্তি এবং ট্রেড ইউনিয়ন কমিটির সিদ্ধান্ত ইত্যাদি) রয়েছে by
সঞ্চয়ের সময়সীমা শেষ হওয়ার পরে, এই আদেশগুলি ধ্বংস হয়।
পদক্ষেপ 5
প্রচারের আদেশগুলি পৃথকভাবে রাখার পরামর্শ দেওয়া হয় (স্টোরেজ পিরিয়ড - 75 বছর)। একটি পৃথক ক্ষেত্রে, তাদের নিজস্ব উদ্যোগ এবং তাদের উচ্চতর উভয়ের প্রচারের জন্য আদেশ দায়ের করা হয়। মামলাটি তৈরি হওয়ার সাথে সাথে সংরক্ষণাগারে দায়ের করা হয়।
