যে কোনও কর্মচারী যাতায়াত ব্যয়ের জন্য, ইনভেন্টরি আইটেমগুলি কেনার জন্য বা অন্যান্য প্রয়োজনের জন্য অর্থ গ্রহণ করেছিলেন তাকে অবশ্যই তার উদ্যোগের অ্যাকাউন্টিং বিভাগে তার ব্যয় করা পরিমাণের প্রতিবেদন করতে হবে। এটি করার জন্য, তাকে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন পূরণ করতে হবে (ইউনিফাইড ফর্ম নং এও -1) এবং এতে সমস্ত ব্যস্ততার ব্যয় নিশ্চিত করে এমন সমস্ত নথি যুক্ত করতে হবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সামনে থেকে ব্যয় প্রতিবেদন পূরণ করা শুরু হয়। উপরের লাইনে আপনার সংস্থার নাম লিখুন। প্রতিবেদনের তারিখটি ইঙ্গিত করুন, সংখ্যাটি নির্দেশ করার দরকার নেই, এই ক্ষেত্রটি হিসাবরক্ষক দ্বারা পূরণ করা হবে। নীচে, স্ট্রাকচারাল ইউনিটটি যার সাথে আপনি অন্তর্গত এবং আপনার আদ্যক্ষর এবং আদ্যক্ষর এবং সেইসাথে আপনার অবস্থান নির্দেশ করুন। অগ্রিমের উদ্দেশ্য লিখুন, উদাহরণস্বরূপ, "ভ্রমণ ব্যয়", "গৃহস্থালীর প্রয়োজন" ইত্যাদি
বাম কলামে, নতুন অগ্রিম পাওয়ার আগে আপনার কাছে জবাবদিহিযোগ্য তহবিলের ভারসাম্যটি নির্দেশ করুন (বা ওভারস্পেন্ডিং, যদি এটি ছিল)। নীচে, পরিমাণটি (বা যদি তারা ক্যাশিয়ারের মাধ্যমে এবং ব্যাংকের মাধ্যমে উভয়ই গৃহীত হয় তবে কয়েকটি পরিমাণ) প্রতিবেদনের অধীনে চিহ্নিত করুন। আপনি সাবরেপোর্টটি প্রাপ্ত মোট পরিমাণের সাথে "সম্পূর্ণ প্রাপ্ত" লাইনটি সম্পূর্ণ করুন।
ধাপ ২
এর পরে, আপনার পিছনের দিকে একটি অগ্রিম প্রতিবেদন পূরণ করতে হবে। প্রতিটি নথির জন্য আপনি প্রথম থেকে ষষ্ঠ পর্যন্ত কলামগুলিতে পূরণ করে যে সমস্ত ডকুমেন্টের সাহায্যে ব্যয় করেছেন সেগুলি তালিকাভুক্ত করুন।
নথির ক্রমিক নম্বর লিখুন। দস্তাবেজটিতে নিজেই তারিখ এবং নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন। দস্তাবেজের নাম লিখুন (উদাহরণস্বরূপ, বিক্রয় রশিদ, বিক্রয় প্রাপ্তি, প্রাপ্তি ইত্যাদি)। নথিতে নির্দেশিত পরিমাণ (রুবেল বা মুদ্রায়) নির্দেশ করুন। সমস্ত পরিমাণ যোগ করুন এবং ফলাফলটি "মোট" লাইনে লিখুন। আপনার স্বাক্ষর এবং এর প্রতিলিপি নীচে রাখুন।
ধাপ 3
তারপরে আবার সামনের অংশটি পূরণ করতে ফিরে যান। আপনি পিছনে "মোট" লাইনে নির্দেশিত পরিমাণের সাথে "ব্যবহৃত" লাইনটি পূরণ করুন। আপনি যে পরিমাণ ভারসাম্য রেখেছেন (বা ওভারস্পেন্ডিং) প্রবেশ করান। নীচে অগ্রিম প্রতিবেদনের সাথে সংযুক্ত নথির সংখ্যা লিখুন এবং এই নথিগুলির মোট শীটের সংখ্যাটিও নির্দেশ করুন।
পদক্ষেপ 4
আপনার অন্য সমস্ত লাইন পূরণ করার দরকার নেই, সেগুলি অ্যাকাউন্টেন্ট এবং ক্যাশিয়ার দ্বারা পূরণ করা হবে (যদি আপনি ব্যয়টিকে ক্যাশিয়ারে ফিরিয়ে দেন)।
আপনি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে প্রতিবেদন জমা দেওয়ার পরে, অ্যাকাউন্টেন্ট আপনাকে একটি রসিদ দিতে বাধ্য থাকবে, যা অবশ্যই রাখা উচিত। এই রসিদটির সাহায্যে আপনি সর্বদা এটি নিশ্চিত করতে পারেন যে কোনও ভুল বোঝাবুঝির ক্ষেত্রে আপনার দেওয়া অর্থের জন্য আপনি রিপোর্ট করেছেন।
