আপনার সংস্থার দ্বারা দায়বদ্ধতা পূরণ করা যদি অসম্ভব হয়ে থাকে, যদি তিনি বিতরণকৃত সামগ্রীর জন্য অর্থ স্থানান্তর করেন না এবং যদি নতুন ব্যাপ্তির বিষয়ে তাকে জানানোর প্রয়োজন হয় তবে গ্রাহকের কাছে একটি চিঠি লেখা আছে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
গ্রাহকের সংস্থার প্রতিনিধিত্বকারী কাউকে জিজ্ঞাসা করে আপনার চিঠিটি শুরু করুন। চিঠির এই অংশে, "প্রিয় ইভান অ্যান্ড্রিভিচ", "মিস্টার রিমিজভ" এর মতো ভদ্রতার অভিব্যক্তিগুলি উপযুক্ত। যদি ক্লায়েন্ট সংস্থার কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তি না থাকে যার সাথে সম্পর্ক স্থাপন করা হয়েছে, তবে "প্রিয় স্যারস" এর সাথে যোগাযোগ করুন।
ধাপ ২
নিজের প্রতিষ্ঠানের নাম পরিচয় করিয়ে দিন। স্ট্যান্ডার্ড বাক্যাংশ ব্যবহার করুন, উদাহরণস্বরূপ, "মন্টাজস্পেটস স্ট্রয় এলএলসি আপনার প্রতি আমাদের শ্রদ্ধা প্রকাশ করতে এবং আপনার সংস্থার সমৃদ্ধি কামনা করতে চায়।" এটি আপনাকে আপনার গ্রাহককে অভিমুখী করতে, মূল পাঠ্যটি পড়তে অনুমতি দেবে, তিনি চিঠির ঠিকানাটি কে তা নিয়ে ধাঁধা দেবেন না।
ধাপ 3
চিঠির কারণ নির্ধারণ করুন। লেখার ফর্ম এবং বার্তার বিষয়বস্তু এটির উপর নির্ভর করে। কোনও গ্রাহকের কাছে চিঠি লেখার সর্বাধিক সাধারণ কারণ হ'ল বিতরণকৃত পণ্য বা সরবরাহকৃত পরিষেবার জন্য অর্থ প্রদান না করা। এই ক্ষেত্রে, চুক্তির প্রাসঙ্গিক ধারাটি দেখুন, নির্দেশ করুন যে গ্রাহক নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে চালানটি প্রদানের জন্য দায়বদ্ধ। যদি এই বিষয়টিতে এটি আপনার প্রথম চিঠি না হয়, সরবরাহ সংক্রান্ত চুক্তির দশম ধারায় নির্ধারিত বাধ্যবাধকতাগুলি পূরণ করতে ব্যর্থতার জন্য গ্রাহকের দায়িত্বে আবেদন করুন। দয়া করে মনে রাখবেন যে বিল পরিশোধ না করার ক্ষেত্রে আপনাকে আদালতে যেতে হবে।
পদক্ষেপ 4
চিঠি লেখার কারণ যদি চুক্তিতে নির্দিষ্ট শর্তাবলীর মধ্যে তাকে পণ্য সরবরাহ করতে না পারা হয় তবে গ্রাহকের কাছে ক্ষমা প্রার্থনা করুন। কেন আপনি প্রসবের সময়টি হারিয়ে যাচ্ছেন তার কারণগুলি ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করবেন না, গ্রাহক এতে আগ্রহী নন, চুক্তিটির আওতায় আপনার সংস্থা কতক্ষণ তার দায়িত্ব পালন করতে সক্ষম হবে সে সম্পর্কে তাকে জানানো ভাল better চিঠির শেষে, "আপনার বোঝার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ", "আমরা আরও সহযোগিতার আশা করি" এই বাক্যাংশটি ব্যবহার করুন।
পদক্ষেপ 5
আপনার অংশীদার পরিবর্তিত ভাণ্ডার সম্পর্কে অবগত না হলে আপনার কোম্পানীর দেওয়া নতুন পণ্য লাইন সম্পর্কে গ্রাহককে অবহিত করুন। এই জাতীয় একটি চিঠিতে, নিয়মিত গ্রাহক হিসাবে নতুন সরবরাহের চুক্তিগুলি আঁকলে গ্রাহক কী ছাড় পাবে তা নির্দেশ করা বাঞ্ছনীয়।
পদক্ষেপ 6
চিঠি শেষে সাবস্ক্রাইব করুন। আপনার পরিচিতির তথ্য ছেড়ে দিন যাতে গ্রাহক আপনার সংস্থার সাথে কীভাবে যোগাযোগ করবেন তা জানে। সংগঠন এবং এটির প্রতিনিধিত্বকারী ব্যক্তির পক্ষে সকলের জন্য শুভকামনা।
