একটি আদেশ হ'ল দুর্দান্ত ব্যবহারিক গুরুত্বের একটি দলিল। এটি কিছু সুনির্দিষ্ট পদক্ষেপের ইঙ্গিত দেয়: কোনও কর্মীকে নিয়োগ ও চাকরিচ্যুত করা, শৃঙ্খলাবদ্ধ পদক্ষেপ নেওয়া, নতুন প্রযুক্তি প্রবর্তনের প্রয়োজনীয়তা এবং আরও অনেক কিছু। ক্লার্ককে অবশ্যই এই জাতীয় নথির স্টোরেজ এবং দ্রুত সঠিক সন্ধানের সক্ষমতা নিশ্চিত করতে হবে। এই জন্য, প্রতিটি আদেশ একটি অনন্য সনাক্তকরণ নম্বর বরাদ্দ করা হয়।
প্রয়োজনীয়
- - আদেশ;
- - লগবুক;
- - কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনার বিষয়ে নির্দেশ;
- - 2 বা 3 ফোল্ডার
নির্দেশনা
ধাপ 1
আদেশের জন্য নিবন্ধকরণ ফর্ম আইন দ্বারা কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হয় না। রোজারখিভ ২ 27 শে নভেম্বর, 2000 এ প্রকাশিত একটি স্ট্যান্ডার্ড নির্দেশনা রয়েছে, যাতে বলা হয়েছে যে কর্মীদের দ্বারা আদেশের সংখ্যা এবং মূল ক্রিয়াকলাপটি একটি ক্যালেন্ডার বছরের মধ্যে আলাদাভাবে সম্পাদন করা উচিত। আপনি যদি একটি ছোট ফার্মে কাজ করেন, যেখানে সেক্রেটারি একজন কেরানিও কাজ করেন, 3 ফোল্ডার এবং 3 নিবন্ধকরণ জার্নাল শুরু করুন।
ধাপ ২
অফিসের কাজের জন্য নির্দেশাবলী আঁকুন। এটিতে কয়েকটি আইটেম থাকতে পারে। নির্দেশ করুন যে 5 বছরের জন্য কোন অর্ডার সংরক্ষণ করা উচিত এবং কোনটি - 75. আপনার এন্টারপ্রাইজের অর্ডারগুলিকে কোন অ্যারে বিভক্ত করা হয়েছে এবং কীভাবে আপনি তাদেরকে মনোনীত করার সিদ্ধান্ত নিয়েছেন তা লিখুন। মূল ক্রিয়াকলাপের জন্য অর্ডারগুলি সাধারণত ক্রমযুক্ত নম্বর এবং কর্মী আদেশের সাথে নম্বরযুক্ত - একটি নম্বর এবং একটি চিঠি দিয়ে থাকে। উদাহরণস্বরূপ, নম্বরটি "অর্ডার নং 2-এল / এস" বা "অর্ডার নং 2-কে" এর মতো দেখাচ্ছে। বিভিন্ন শেল্ফ লাইফ সহ নথিগুলির জন্য বিভিন্ন উপাধি সম্পর্কে ভাবেন। উদাহরণস্বরূপ, স্বল্প-মেয়াদী কর্মী হিসাবে চিহ্নিত করা যেতে পারে, এবং দীর্ঘমেয়াদী - কর্মী হিসাবে।
ধাপ 3
শেল্ফ লাইফ দ্বারা কর্মীদের দ্বারা আদেশ দুটি ভাগে ভাগ করুন। নিয়মিত বা শিক্ষামূলক ছুটি, স্বল্প-মেয়াদী ব্যবসায়িক ট্রিপ, প্রণোদনা এবং শৃঙ্খলাবদ্ধ নিষেধাজ্ঞার বিধি সম্পর্কিত নথিগুলি পাঁচ বছরের জন্য সংরক্ষণ করা হয়। চাকরি, স্থানান্তর, বরখাস্ত, দীর্ঘ ব্যবসায়িক ভ্রমণ এবং দীর্ঘ অবকাশের জন্য অন্য ফোল্ডারে অর্ডার ফাইল করুন। বাইন্ডারগুলির কভারগুলিতে ফোল্ডারের নাম এবং মেয়াদোত্তীকরণের তারিখ লিখুন। মূল ক্রিয়াকলাপের জন্য আলাদাভাবে অর্ডার পূরণ করুন
পদক্ষেপ 4
বড় সংস্থাগুলিতে, বিভিন্ন পরিষেবা দ্বারা আদেশ জারি করা হয়। মূল ক্রিয়াকলাপের জন্য ডকুমেন্টেশন, নিয়ম হিসাবে, সচিব এবং কর্মীদের জন্য - কর্মী বিভাগ দ্বারা রাখে। তদনুসারে, প্রত্যেকের নিজস্ব ফোল্ডার এবং নিজস্ব অ্যাকাউন্টিং বই রয়েছে। এইচআর বিশেষজ্ঞের পক্ষে 2 টি বই এবং 2 ফোল্ডার শুরু করার জন্য পর্যাপ্ত, ধরে রাখার সময়কাল অনুসারে নথি ভাগ করা। তবে খুব বড় নথির প্রবাহের সাথে প্রতিটি ফোল্ডার প্রায়শই আদেশের ধরণ অনুসারে বিভক্ত হয়। যদি আপনার এন্টারপ্রাইজ পৃথক স্টোরেজ সিস্টেম গ্রহণ করে থাকে তবে এখনও একটি সাধারণ অ্যারে অনুসারে অর্ডারগুলি নম্বর করুন এবং সেগুলি একটি জার্নালে নিবন্ধ করুন।
পদক্ষেপ 5
মূল ক্রিয়াকলাপের অর্ডারগুলি কেবলমাত্র পুরো সংস্থার জন্যই নয়, পৃথক বিভাগেও প্রযোজ্য। প্রতিটি বিভাগ বা বিভাগের জন্য কোড বিকাশ করুন। এটি কোনও চিঠি বা একটি সংখ্যা হতে পারে। ভুলে যাবেন না যে মূল ক্রিয়াকলাপের জন্য আদেশগুলির নাম নির্ধারণ করা আপনার কোম্পানির কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনায় গ্রহণযোগ্য যা থেকে আলাদা হওয়া উচিত। এই ক্ষেত্রে, নম্বরটি "মূল ক্রিয়াকলাপ" এর সাধারণ অ্যারের মধ্যে চলে যায়।
