যোগাযোগের চ্যানেলগুলির প্রচুর পরিমাণ সত্ত্বেও, ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য ই-মেইল সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য remains মৌখিক যোগাযোগের আগে এর সুস্পষ্ট অসুবিধা হ'ল প্রাপক কেবল চিঠিটি উপেক্ষা করতে পারেন। শূন্য রচনায় না লিখতে, ব্যবসায়ের ইমেল চিঠিপত্রের নিয়মগুলি জানা গুরুত্বপূর্ণ।
থিমটি হ'ল মাথা
বৈদ্যুতিন ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের কার্যকারিতা মূলত সঠিক বিষয়ের উপর নির্ভর করে। প্রেরিত বার্তাগুলির তালিকায় স্ক্রোল করার পরে, প্রাপক সম্ভবত কার্যদিবসের একেবারে শেষে কোনও বিষয় ছাড়াই একটি চিঠি ছেড়ে দেবেন, আরও গুরুত্বপূর্ণ শিরোনামকে অগ্রাধিকার দেবেন।
"আলেকজান্ডারের কাছ থেকে", "ভিটালির জন্য" এবং অন্যান্য বিমূর্ত শিরোনামের বিষয় কেবল তখনই প্রাপক যদি কোনও প্রাপকের জন্য অপেক্ষা করে থাকে এবং সাম্প্রতিক কথোপকথনে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য আসন্ন প্রেরণের বিষয়ে অবহিত করা হয়। অন্যান্য সমস্ত ক্ষেত্রে, এই জাতীয় বিষয়গুলি দুর্ভাগ্যজনক। তারা আপিলের কারণ, চিঠির সারমর্ম এবং গুরুত্ব প্রতিফলিত করে না।
2-4 শব্দের একটি সংজ্ঞায়িত বাক্যকে একটি ভাল বিষয় হিসাবে বিবেচনা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ: "অনুমোদনের জন্য খসড়া প্রতিবেদন", "এলএলসি থেকে বাণিজ্যিক অফার" ব্যবসায়-বাণিজ্য "," স্লেটের সরবরাহের উপর "," স্লেট। বিবেচনার জন্য প্রস্তাব "।
আপিলের উদ্দেশ্য নির্বিশেষে, চিঠির লেখকের মনোযোগ আকর্ষণ করার বিষয়ে যত্নবান হওয়া উচিত। সুতরাং, "জরুরী!", "পরিচালক ব্যক্তিগতভাবে", "গুরুত্বপূর্ণ!" কেবলমাত্র সেই বিষয়গুলিতে বিষয় লাইনটিতে নির্দেশিত হওয়া উচিত যেখানে বার্তাটির সত্যই তাত্পর্যপূর্ণ তাত্পর্য রয়েছে এবং কেবল প্রেরকের জন্যই নয়, প্রাপকের জন্যও। যদি একই যোগাযোগের ব্যক্তির প্রতিটি চিঠি আনুষঙ্গিক মনোযোগের লক্ষণ সহ হয়, তবে প্রাপক তাদের প্রতিক্রিয়া বন্ধ করবে এবং চরম ক্ষেত্রে তাদের কালো তালিকাতে প্রেরণ করবে বা অধীনস্থদের কাছে পুনর্নির্দেশ করবে।
আবেদন
ইমেলটি একটি বার্তা দিয়ে শুরু করা উচিত। প্রাপকের পুরো নামটি ব্যবহার করা এবং ত্রুটি ছাড়াই এগুলি লেখা আবশ্যক। একজন মনোযোগী অ্যাড্রেসী যিনি নিজের নামে বানান ভুল দেখেছেন তিনি অবশ্যই আপিলের লেখকের প্রতি আস্থা ও সংলাপটি চালিয়ে যাওয়ার আগ্রহ হারিয়ে ফেলবেন।
এটি থেকে রোধ করতে, এমনকি গণ মেলিংয়ের মাধ্যমেও, প্রচ্ছদ পত্র প্রেরণের আগে প্রুফ্রেড করা আপনার অবহেলা করা উচিত নয়। সম্বোধন করার সময়, জটিল নাম ব্যবহার করে লেখার সময় ত্রুটিগুলি প্রায়শই লুকিয়ে রাখতে পারে। প্রাপকের অবস্থা নির্বিশেষে, নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার দ্বারা প্রয়োগ করা আরও সঠিক, যদি তারা পরিচিত না হয় তবে.তিহ্যগতভাবে নিরপেক্ষ নির্মাণগুলি ব্যবহার করা অনুমোদিত: "শুভ বিকাল", "হ্যালো"। যদি লেখক এবং চিঠিটির প্রাপক বিভিন্ন টাইম জোনে বাস করেন তবে নিম্নলিখিত আবেদনগুলি অনুমোদিত: "শুভ দিন", "শুভ ঘন্টা"।
আপনার নিজের এবং অন্যান্য মানুষের সময়কে প্রশংসা করুন
ইমেলটি সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট এবং বিরক্তিকর বা অপ্রয়োজনীয় বিশদ ছাড়াই হওয়া উচিত। এই গুণটি সেই ক্ষেত্রে বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ যেখানে ইলেকট্রনিক চিঠিপত্র ব্যবসায়িক সহযোগিতার সূচনা করে এবং এর ধারাবাহিকতা নয়।
আবেদনের প্রথম অনুচ্ছেদে লেখককে অবশ্যই পরিচয় করিয়ে দিতে হবে যদি চিঠিপত্রটি আগে পরিচালিত না হয়েছিল বা দীর্ঘদিন আগে বাধাগ্রস্ত হয়েছিল। এর সর্বোত্তম নকশাটি হ'ল চিরাচরিত বাক্য: "আপনি ব্যবসায় বাণিজ্যের একজন কর্মচারী ভ্যাসিলি কুজননেসভ সম্পর্কে উদ্বিগ্ন। আমি একটি চ্যানেল সরবরাহের প্রস্তাব বিবেচনার বিষয়ে আমাদের কথোপকথনটি চালিয়ে যেতে চাই "।
এছাড়াও, প্রস্তাবটি নিজেই যথাসম্ভব সংক্ষিপ্তভাবে উপস্থাপন করা উচিত এবং তথ্যের বর্ধিত উত্স হিসাবে, বাণিজ্যিক অফারটি চিঠির সাথে সংযুক্ত করা উচিত।
একটি বাক্যে সমস্ত সম্পূর্ণ চিন্তা যুক্তিযুক্তভাবে অনুচ্ছেদে বিভক্ত করা উচিত, তালিকাগুলি প্রবেশ করানো উচিত, সাহসী হাইলাইটিং এবং আন্ডারলাইনিং যথাযথভাবে ব্যবহার করা উচিত, যা তথ্য সম্পর্কে পাঠকের ধারণার উন্নতি করে এবং বিষয়টিতে নিমগ্ন হওয়ার সময়কে হ্রাস করে। সাধারণত, একটি ইমেলের মধ্যে খুব কমই 3-5-এর বেশি অনুচ্ছেদ থাকে।
চূড়ান্ত নির্মাণ
ব্যবসায়ের বিদায় দিয়ে ইমেলগুলি সমাপ্তি যুক্তিসঙ্গত: "শুভেচ্ছার সাথে, …", "আপনাকে আন্তরিকভাবে, …" ইত্যাদি। তবে "সর্বদা আপনার, …" এর মতো বিদায়ী শব্দের সাথে, আপনার যথাসম্ভব সতর্কতা অবলম্বন করা উচিত, যেহেতু অনানুষ্ঠানিক স্বর এবং অতিরিক্ত সংমিশ্রণ প্রাপকের পক্ষে অস্পষ্ট হতে পারে।
স্বাক্ষরের সাথে অবশ্যই যোগাযোগের বিশদ থাকতে হবে। ফোন নম্বর, ফ্যাক্স, প্রতিনিধিত্ব করা সংস্থার অফিসিয়াল ওয়েবসাইট, পাশাপাশি একটি ব্যাকআপ ই-মেইল ঠিকানা উল্লেখ করা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ প্রাপক চিঠিতেই যোগাযোগের ঠিকানাটি দেখেন।
কোনও দস্তাবেজ প্রস্তুত করার প্রক্রিয়াতে যে ভাবনাগুলি উপস্থিত হয় সেগুলি কোনও পোস্ট স্ক্রিপ্টে আনুষ্ঠানিকভাবে করা উচিত নয়। আপনি যেমন জানেন, লেখার জন্য বিড়ম্বিত ধারণার এই ধরনের প্রকাশ কেবল ব্যক্তিগত চিঠিতে উপযুক্ত। এবং বৈদ্যুতিন টাইপিং আপনাকে যে কোনও সময় আবেদনের পাঠ্য সামগ্রী পরিবর্তন করতে দেয় allows P. S. একটি চিঠিতে ব্যবহার করুন প্রাপক দ্বারা নেতিবাচকভাবে অনুধাবন করা যেতে পারে, যিনি, কারণ ছাড়াই, ভাবতে পারেন যে ঠিকানাটি সুরক্ষিতভাবে চিঠিতে অতিরিক্ত তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার জন্য সময় নিয়েছে এবং নিজেকে দ্রুত পোস্টস্ক্রিপ্টে আবদ্ধ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে।
