ডকুমেন্টেশনের সঠিক স্টোরেজ সঠিক চুক্তিগুলি খুঁজে পেতে সমস্যা এড়াবে। সিকিওরিটি ফাইল করার জন্য অল্প সময় ব্যয় করার পরে আপনি নিশ্চিত হয়ে উঠবেন যে প্রয়োজনীয়গুলি সর্বদা নিরাপদে এবং সুরক্ষিত থাকবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনার প্রয়োজনীয় দস্তাবেজটি সহজে সন্ধান করতে একটি অ্যাকাউন্টিং বই তৈরি করুন। চুক্তিটি একটি নম্বর দিন এবং এটি এই নোটবুকে প্রবেশ করুন। ক্রমিক নম্বর ছাড়াও, চুক্তিটি শেষ হওয়ার তারিখটি লিখুন। জার্নালটিতে লাইনটি দেখতে হবে: 1. চুক্তি নং 987DL তারিখে 23.03.2010। নোটগুলিতে পাশাপাশি, সংরক্ষণাগারটির কর্পোরেট শৈলীর দ্বারা প্রয়োজনীয়তার সাথে চুক্তির মূল অংশটিও নির্দেশ করে।
ধাপ ২
প্রতিটি আইনী সত্তার জন্য তৈরি করুন, যদি সংস্থায় সেগুলির বেশ কয়েকটি থাকে তবে তার নিজস্ব নথিগুলির নিবন্ধ। সেগুলি বোঝাতে প্রচলিত প্রতীকগুলি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, এলএলসি "ফানি পিকচারস" এর চুক্তিগুলি 987ВК হিসাবে প্রবেশ করুন ВК এবং ওজেএসসি "মুরজিলিকা" থেকে চুক্তিগুলি 987M চিহ্নিত করে। বিভ্রান্তি এড়াতে কঠোরভাবে সংখ্যা নির্ধারণ করুন।
ধাপ 3
চুক্তির অনুমোদনের সমস্ত ধাপ পেরিয়ে যাওয়ার পরে কেবল কোনও ফোল্ডারে ফাইল করুন, উভয় পক্ষের সাধারণ পরিচালকরা স্বাক্ষর করেছেন এবং সমস্ত সীলমোহর করা হয়েছে। আপনার দস্তাবেজগুলি সুরক্ষিত রাখতে হার্ডকভার বাইন্ডারগুলি চয়ন করুন। প্রতিটি আইনী সত্তার জন্য পৃথক ফোল্ডার তৈরি করুন।
পদক্ষেপ 4
বাইন্ডারে চুক্তিটি সন্নিবেশ করানোর জন্য, শীটগুলি সংযোগকারী কাগজ ক্লিপটি সাবধানে সরিয়ে ফেলুন। গর্তের খোঁচা দিয়ে নতুন ছিদ্র করুন ch একটি ফোল্ডারে নথিটি সন্নিবেশ করুন এবং এটি ধাতব ট্রেন্ড্রিল দিয়ে সুরক্ষিত করুন। একটি চুক্তিটি ফাঁকা এ 4 শীট দিয়ে অন্য থেকে আলাদা করুন।
পদক্ষেপ 5
নথি সংরক্ষণাগার করার জন্য আরও একটি উপায় রয়েছে। স্বচ্ছ ফাইলগুলির সেট কিনুন। প্রতিটি চুক্তি একটি পৃথক কভারে রাখুন এবং এটি একটি ফোল্ডারে সুরক্ষিত করুন।
পদক্ষেপ 6
একটি ফোল্ডারে অনেকগুলি চুক্তি সন্নিবেশ করবেন না - শীটগুলি শিঙা হতে পারে। বাইন্ডারটি সহজেই বন্ধ হওয়া উচিত যাতে কাগজটি উঁকি না দেয়।
পদক্ষেপ 7
ডকুমেন্টস সহ ফোল্ডারগুলি সঞ্চয় করার জন্য র্যাকের জন্য পৃথক তাক রাখুন। বাইন্ডার শেষে, বছর এবং আইনী সত্তা নির্দেশ করুন যার জন্য চুক্তিগুলি তৈরি করা হয়েছে। এই প্রয়োজনে আপনার প্রয়োজনীয় চুক্তিগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন।
পদক্ষেপ 8
তিন থেকে চার বছর আগে ডকুমেন্ট সহ ফোল্ডার রাখার দরকার নেই। বছর এবং চুক্তির মালিকানাধীন আইনী সত্তাকে স্বাক্ষর করে, তাদের শক্ত কার্ডবোর্ড বাক্সগুলিতে রাখুন। প্যাকেজগুলি গুদামে প্রেরণ করুন। একটি শুকনো স্টোরেজ অঞ্চল সন্ধান করুন। আর্দ্রতা সিকিউরিটিগুলি মেরে ফেলতে পারে।
