দস্তাবেজগুলির নিবন্ধকরণ নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া যখন প্রেরণ, গ্রহণ, তৈরি করা হয় সে সম্পর্কে শংসাপত্রগুলি ঠিক করার ক্ষেত্রে প্রকাশ করা একটি প্রক্রিয়া। বর্তমানে জার্নাল, কার্ড এবং নথি নিবন্ধকরণের স্বয়ংক্রিয় ফর্মগুলি ব্যবহৃত হয়।
দলিলগুলির অভ্যন্তরীণ নিবন্ধন কোনও রাজ্য বা পৌর সংস্থা, প্রতিষ্ঠান, বাণিজ্যিক সংস্থা বা স্বতন্ত্র উদ্যোক্তাদের কার্যক্রমের একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। অনুশীলনে, এই প্রক্রিয়াটি অভ্যন্তরীণ রেজিস্ট্রেশনের জন্য ব্যবহৃত একটি বিশেষ ফর্ম্যাটে ডকুমেন্ট সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য ফিক্স করার জন্য উত্সাহিত হয়।
এই ক্ষেত্রে, কেবল আগত এবং বহির্গামী দলিলগুলি কেবল অভ্যন্তরীণ নিবন্ধের সাপেক্ষে নয়, সংস্থায় নিজে তৈরি করা কাগজপত্রও (উদাহরণস্বরূপ, প্রতিপক্ষের সাথে চুক্তি)। নথি নিবন্ধনের জন্য দায়িত্বগুলি সচিব বা কেরানিদের প্রায়শই অর্পণ করা হয়; বড় সংস্থাগুলিতে এই প্রক্রিয়াটি অনুকূল করার জন্য পুরো বিভাগ তৈরি করা হয়।
দলিলগুলির অভ্যন্তরীণ নিবন্ধের ফর্মগুলি কী কী?
দলিলগুলির অভ্যন্তরীণ নিবন্ধের সর্বাধিক সাধারণ ফর্মটি এখনও জার্নাল নিবন্ধকরণ। এই ক্ষেত্রে, দস্তাবেজগুলি সম্পর্কিত তথ্যগুলি একটি বিশেষ জার্নালে প্রবেশ করা হয়, বেশ কয়েকটি কলামে বিভক্ত। নথিটি প্রাপ্তির তারিখ, প্রেরণ বা তৈরির তারিখ, তার নিবন্ধকরণ নম্বর, নাম এবং এর সংক্ষিপ্ত বিবরণ রেকর্ড করা আছে তা নিশ্চিত করার জন্য নিশ্চিত হন।
বিকল্প ফর্ম হ'ল নথিগুলির কার্ড নিবন্ধকরণ, যাতে প্রতিটি নথির তথ্য আলাদা কার্ডে প্রবেশ করা হয়, যা পূর্বে অনুমোদিত হয় তা পূরণ করার নিয়ম। পরিশেষে, সর্বাধিক প্রগতিশীল ফর্মটি স্বয়ংক্রিয় ডকুমেন্ট রেজিস্ট্রেশন হিসাবে বিবেচিত হয়, যা কাগজপত্রকে ন্যূনতম করে।
প্রতিষ্ঠানের জন্য সবচেয়ে সুবিধাজনক ফর্মটি কী?
দলিলগুলির অভ্যন্তরীণ নিবন্ধের জার্নাল ফর্মটি কার্যকরভাবে ছোট সংস্থাগুলিতে ব্যবহার করা যেতে পারে, যেখানে কোনও বিশেষজ্ঞ সংশ্লিষ্ট পদ্ধতিগুলি বাস্তবায়নের জন্য দায়ী। এই ফর্মটির অসুবিধা হ'ল বেশ কয়েকটি কর্মচারীর পক্ষে নথি নিবন্ধকরণে একযোগে কাজ করা সম্ভব নয়, তাই এটি বড় সংস্থাগুলির পক্ষে উপযুক্ত নয়। এছাড়াও, নথির নিবন্ধনের বেশ কয়েকটি জার্নালের উপস্থিতিতে (উদাহরণস্বরূপ, বিভিন্ন বিভাগে) তাদের নিবন্ধের ডেটা নিয়ে প্রায়শই বিভ্রান্তি দেখা দেয়।
এই অসুবিধাগুলি অভ্যন্তরীণ রেজিস্ট্রেশন কার্ড ফর্ম ব্যবহার করে কাটিয়ে উঠেছে, যা আপনাকে কোনও দলিলের সংখ্যা সম্পর্কে দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে তথ্য রেকর্ড করতে দেয়। যদি কোম্পানির লক্ষ্য কাগজ কাজটি হ্রাস করা হয়, তবে এটি একটি স্বয়ংক্রিয় অভ্যন্তরীণ রেজিস্ট্রেশন ফর্ম ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়, যার জন্য বিশেষায়িত সফ্টওয়্যার প্রয়োজন হবে require
