একটি সাংগঠনিক ও প্রশাসনিক দলিলকে একটি প্রোটোকল বলা হয়, যা বৈঠক, সভা, সভা এবং সম্মিলিত সংস্থাগুলির সম্মেলনে আলোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের গতি রেকর্ড করে।
প্রয়োজনীয়
সভা, মিনিট
নির্দেশনা
ধাপ 1
প্রোটোকলটি সাধারণ ফর্মগুলিতে এবং A4 ফর্ম্যাটে খালি স্ট্যান্ডার্ড কাগজগুলিতে আঁকা এবং এতে নীচের তালিকাভুক্ত বিবরণ রয়েছে:
- নথির ধরণের নাম এবং এর ক্রমিক সংখ্যা;
- তারিখ;
- প্রোটোকল আঁকার স্থান;
- পাঠ্যের শিরোনাম;
- পাঠ্য;
- চেয়ারম্যান ও সচিবের স্বাক্ষর।
ধাপ ২
নিম্নলিখিত বিবরণ অবশ্যই প্রোটোকল শিরোনামে রাখা উচিত:
- প্রতিষ্ঠানের পুরো নাম;
- নথির ধরণ (যেমন প্রোটোকল);
- তারিখ এবং সংখ্যা;
- প্রোটোকল আঁকার স্থান;
- সরাসরি লেখায় শিরোনাম। সংস্থার নামটি সাংগঠনিক এবং আইনী ফর্মের সাথে নির্দেশিত এবং আনুষ্ঠানিকভাবে প্রতিষ্ঠিত নামের সাথে (সংস্থার নিয়ন্ত্রণ বা সনদে) মিল রয়েছে। এছাড়াও, আইনী ফর্মটি পূর্ণভাবে লেখা হয়, এবং সংক্ষিপ্ত আকারে নয়।
ধাপ 3
সূচনা অংশটি সভায় উপস্থিত ব্যক্তিদের তালিকাভুক্ত করা উচিত এবং চেয়ারম্যান হিসাবে কে কাজ করেছেন এবং সচিব হিসাবে কে অভিনয় করেছেন তাও নির্দেশ করে। যদি এটি কোনও প্রোডাকশন মিটিংয়ের মিনিট হয়, তবে উপস্থিত সকলের জন্য, অবস্থানের নামটি নির্দেশ করা উচিত। সূচনা অংশটি একটি এজেন্ডা দিয়ে শেষ হয়। নিম্নলিখিত এন্ট্রি অনুমোদিত: সেখানে ছিল … মানুষ।
পদক্ষেপ 4
প্রোটোকলের মূল অংশটি নিম্নলিখিত স্কিম অনুসারে কাঠামোযুক্ত হওয়া উচিত: এজেন্ডায় প্রতিটি আইটেমের জন্য পৃথকভাবে তালিকাভুক্ত - স্পিকড - ডিক্সড (ডিসিসিড) এবং একটি মূলধন পত্র সহ - প্রতিবেদনের লিখিত সামগ্রীর সংক্ষিপ্ত রেকর্ড, বার্তা। স্পিকার বিভাগে, রূপরেখাটি একই। আইটি সিদ্ধান্ত নিয়েছে বিভাগে গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি পর্যায়ক্রমে নির্ধারণ করা প্রয়োজন।প্রোটোকলের পাঠ্য সেক্রেটারি এবং চেয়ারম্যানের স্বাক্ষরিত।
