অনেক সংস্থার ডকুমেন্টগুলি সংগঠিত এবং সংরক্ষণাগার তৈরির জন্য কঠোর প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। মামলাগুলির সুরক্ষা নিশ্চিত করা এবং তাদের চোখের ছাঁটাই থেকে আলাদা করা প্রয়োজন। সংস্থার যে কোনও ক্লার্ককে অবশ্যই ফাইলগুলি ফ্ল্যাশ করতে সক্ষম হতে হবে, এবং এটি কঠোরতার সাথে এবং অত্যন্ত নির্ভুলভাবে করতে হবে।
প্রয়োজনীয়
- - কাজের বিবরণী
- - স্টেশনারী আওল বা বুকবাইন্ডিং মেশিন
- - সুতা বা শক্ত সুতো
- - সেলাই সুচ
- - স্টেশনারি আঠালো
- - সাদা কাগজ
- - কাঁচি
- - শাসক
- - কলম
- - সীল (যদি প্রয়োজন হয় সিলিং মোম)
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনার কাজের বিবরণ অনুসারে আপনার কেসগুলি ফ্ল্যাশ করা দরকার। যাই হোক না কেন, সমস্ত সংস্থায় এই কাজটি সাধারণ নীতিমালা অনুযায়ী পরিচালিত হয়। প্রথমত, আপনাকে প্রতিটি নথিকে ক্রম অনুসারে নম্বর করতে হবে। কাগজপত্র থেকে সমস্ত কাগজ ক্লিপ, ধাতব স্ট্যাপলস এবং সুরক্ষা পিনগুলি সরাতে ভুলবেন না।
ধাপ ২
কেস সেলাই শুরু করুন যাতে চাদরগুলি তখন অবাধে পড়তে পারে। এটি করার জন্য, নথির বাম মার্জিনের মাঝখানে একটি ক্লেরিকাল আওল দিয়ে চারটি উল্লম্ব গর্ত করুন। গর্তগুলির মধ্যে দূরত্ব কমপক্ষে তিন সেন্টিমিটার হতে হবে। এ -4 ডকুমেন্টগুলি সেলাই এবং বাঁধাইয়ের জন্য একটি বিশেষ ডেস্কটপ মেশিন ব্যবহার করা সুবিধাজনক। এর সাহায্যে, প্রয়োজনীয় ফোল্ডারগুলি তৈরি করা কঠিন হবে না - এটি অবিলম্বে 10 সেন্টিমিটার পুরু পর্যন্ত কাগজের স্ট্যাকের মাধ্যমে ড্রিল করতে পারে।
ধাপ 3
নকল দস্তাবেজগুলির পাশাপাশি ব্যাঙ্ক সুতা বা শক্ত নাইলন থ্রেডগুলির জন্য একটি বিশেষ সেলাই সুই ব্যবহার করুন। শেষ অবলম্বন হিসাবে, আপনি সাধারণ থ্রেডগুলি বেশ কয়েকবার ভাঁজ করতে পারেন। সাধারণত, ডকুমেন্টগুলি পরপর দু'বার সেলাই করা হয় যাতে চাদরগুলি আরও সুরক্ষিতভাবে সংযুক্ত থাকে। এটি বিশেষত গুরুত্বপূর্ণ যদি কেসটি চিরন্তন সংরক্ষণাগারের জন্য প্রস্তুত হয়।
পদক্ষেপ 4
আলগা প্রান্তটি থ্রেডে বা প্রায় 6 সেন্টিমিটার জমিতে রেখে দিন। এগুলি শেষ নথির ভুল পাশের মাঝের গর্ত দিয়ে টানতে হবে এবং একটি গিঁটে শক্তভাবে আবদ্ধ করতে হবে।
পদক্ষেপ 5
গিঁট এবং থ্রেডের প্রান্তটি বৃত্ত (প্রায় 4 সেন্টিমিটার ব্যাস) বা স্কোয়ার (4 বাই 5 সেন্টিমিটার) সাথে ক্লেরিকাল আঠালো দিয়ে আঠালো করুন। চিত্রটি অবশ্যই ঘন সাদা কাগজের বাইরে কাটা উচিত।
পদক্ষেপ 6
সীলটি রাখুন যাতে এটি আংশিকভাবে কাগজের লেবেলটিকে ওভারল্যাপ করে এবং একটি প্রান্তটি স্ট্যাপল্ড কেসটির শেষ শীটকে ওভারল্যাপ করে। আপনি সিলিং মোম দিয়ে এই জায়গাটি পূরণ করতে পারেন।
পদক্ষেপ 7
আঠালো সম্পূর্ণ শুকানো না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। তারপরে, সরাসরি সিলের নিচে ফাইলটিতে শিটের সংখ্যাটি নির্দেশ করুন এবং কর্মকর্তার স্বাক্ষরটি লিখুন। একটি প্রস্তাবন পত্র যুক্ত করুন এবং অনুমোদনের তারিখটি নির্দেশ করুন। বেশ কয়েকটি শীট থেকে নথিগুলির অনুলিপিও দায়ের করা হয়, যখন একটি স্বাক্ষর, তারিখ এবং শিলালিপি "অনুলিপিটি সঠিক" সহ একটি স্ট্যাম্প লাগানো প্রয়োজন।
পদক্ষেপ 8
অস্থায়ী সঞ্চয় করার জন্য কেসটিকে একটি পেপারব্যাকে এবং স্থায়ী সংরক্ষণাগারটির জন্য দস্তাবেজগুলিকে একটি হার্ডকভারে আবদ্ধ করুন। সেলাই করা মামলার সময়সীমা নির্দেশ করুন।
