ব্যবসায়ের অংশীদার কাছ থেকে বার্তা গ্রহণ করার সময়, অনেকে অংশীদারকে অপেক্ষায় না রাখার জন্য, যত তাড়াতাড়ি সম্ভব গৃহীত অনুরোধটি সাড়া দেওয়ার চেষ্টা করে। এবং এটি সঠিক - এই ক্ষেত্রে, সময় প্রায়শই গুরুত্বপূর্ণ, যা অত্যধিক মূল্যায়ন করা কঠিন। তবে উত্তরের ফর্মটি সম্পর্কে খুব বেশি চিন্তা না করে খুব কম লোকই মনে করেন যে এটি করে এটি সংস্থার সুনামের জন্য একটি আঘাত করতে পারে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
প্রথমে, প্রতিপক্ষের চিঠিতে নির্ধারিত প্রশ্নগুলি সাবধানে অধ্যয়ন করুন। প্রতিটি আইটেমের জন্য যদি একটির বেশি থাকে তবে একটি ছোট উত্তর প্রস্তুত করুন। এখন অনুরোধের চিঠি-প্রতিক্রিয়াটির নকশা নিয়ে এগিয়ে যান। এটি করতে, এতে লোগো এবং সংস্থার বিবরণ মুদ্রিত সহ সংস্থাটির লেটারহেড নিন। যদি এটি বিদ্যমান না থাকে তবে ম্যানুয়ালি চিঠিটির শিরোনামটি এতে প্রয়োজনীয় তথ্য নির্দেশ করুন। কোনও চিঠিতে বিশদ বিবরণ স্থাপন করা আপনার ব্যবসায়িক অংশীদারের পক্ষে অত্যন্ত মূল্যবান। প্রতিটি বার্তায় এগুলি সরবরাহ করে আপনি প্রতিবার কাগজপত্র বা কম্পিউটারের ফাইলের গাদাতে সেগুলি অনুসন্ধান করার প্রয়োজনীয়তা থেকে বাঁচাতে পারেন, পাশাপাশি নতুন চুক্তি আঁকতে চাইলে বিশদে বিশদ অনুরোধ করার প্রয়োজনীয়তা থেকে অথবা একটি চালান প্রদান করুন।
ধাপ ২
উপরের ডান দিকের কোণে, চিঠির অ্যাড্রেসির বিশদটি লিখুন। এখানে সংস্থার নাম, অনুরোধের লেখকের অবস্থান এবং তার পুরো নাম নির্দেশ করুন। বিপরীতে, বাম কোণে, বহির্গামী সংখ্যার জন্য লাইনগুলি নির্বাচন করুন, যা নিবন্ধকরণের সময় নথিতে নির্ধারিত হবে এবং তারিখটি। এই ক্ষেত্রে, নথির নাম লেখা হয় না। "প্রিয়" শব্দের পরে নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার সাথে সম্বোধন করে অবিলম্বে শুরু করুন। চিঠির মূল অংশে, প্রথম শব্দগুলি হবে "আপনার চিঠির জবাবে, আমরা আপনাকে অবহিত করব" (অনুরোধ, দাবি, ইত্যাদি)। এরপরে, মূল চিঠিতে থাকা ক্রমিক সংখ্যাটি মেনে চলার জন্য সমস্ত প্রস্তুত উত্তরগুলি পয়েন্ট অনুসারে লিখুন।
ধাপ 3
চূড়ান্ত অংশে, আপনার অনুরোধ, ইচ্ছা বা প্রয়োজনীয়তাগুলি প্রকাশ করুন, শ্রদ্ধার সুর, ব্যবসায় রচনার স্টাইল মেনে চলা এবং শিক্ষিত হতে স্মরণ করে। চিঠিটি "আন্তরিকভাবে" শব্দ দিয়ে শেষ করুন এবং আপনার নাম এবং অবস্থানটি লিখুন। এছাড়াও, যোগাযোগ এবং ই-মেইলের জন্য আপনার ফোন নম্বরটি এখানে লিখুন, যদি আপনি কোনও প্রতিক্রিয়া চিঠি পেতে চান বা চিঠিতে কী বলা হয়েছিল সে সম্পর্কে মন্তব্যগুলি দিন।
