বেশিরভাগ সংস্থার কাছে কয়েক দশক ধরে নথি সংরক্ষণ করা হয়। আপনার সিকিউরিটিগুলি হারিয়ে যাওয়া বা কুঁচকে যাওয়া থেকে রোধ করতে এগুলিকে প্লাস্টিক বা হার্ডবোর্ড ফোল্ডারে ফাইল করুন। এটি করার আগে, প্রতিটি চুক্তিতে তার নিজস্ব নম্বর নির্ধারণ করতে ভুলবেন না। এটি যখন প্রয়োজন হবে তখন এটি সন্ধান করা আরও সহজ করে তুলবে।
নির্দেশনা
ধাপ 1
সহজেই সঠিক চুক্তিটি সন্ধান করতে একটি অ্যাকাউন্টিং বই তৈরি করুন। একটি ঘন স্কোয়ার নোটবুক নিন। প্রথম শীটটি নাম্বার দিন। সুরক্ষাটি একটি নম্বর দিন এবং এটি এই জার্নালে লিখুন। সংখ্যাটিতে কেবল সংখ্যা থাকতে পারে, উদাহরণস্বরূপ 345. বা চিঠিগুলি থাকতে পারে - 123-ID। এটি ছাড়াও, চুক্তিটি শেষ হওয়ার তারিখে প্রবেশ করুন। জার্নালটিতে লাইনটি দেখতে হবে: 1. চুক্তি নং 345-আইডি তারিখ 2011-23-03। নোটগুলিতে, ডকুমেন্টেশনের কর্পোরেট স্টাইলের প্রয়োজনে লেনদেনের সারাংশটি নির্দেশ করুন।
ধাপ ২
সংস্থায় যখন একাধিক আইনী সত্তা থাকে, তখন প্রত্যেকের জন্য তাদের নিজস্ব চুক্তি জার্নালটি প্রস্তুত করুন। উপাধি জন্য প্রচলিত প্রতীক ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, এলএলসি "থ্রি বিয়ারস" এর নথিগুলি 456-টিএম হিসাবে লিখুন। এবং ওজেএসসি "ওল্ফ এবং লিটল রেড রাইডিং হুড" 876-ভিকেএসএইচ থেকে চুক্তিগুলি চিহ্নিত করুন। নম্বরগুলি যাতে নোটবুকগুলিতে থাকে যাতে কোনও বিভ্রান্তি না ঘটে।
ধাপ 3
এমনকি সংস্থার প্রতিটি বিভাগ নথি সম্পাদন এবং অনুমোদনে নিযুক্ত থাকলেও চুক্তির অ্যাকাউন্টিংয়ের একটি বই থাকা উচিত। অন্যথায়, নথির সংখ্যা পুনরাবৃত্তি হবে, যা সংস্থার কার্যক্রমে বিভেদ আনবে ord সচিব বা অফিস ম্যানেজারকে এই জার্নালটি রাখার নির্দেশ দিন। কোনও পরিচয় নম্বর অর্পণ না করা পর্যন্ত কর্মচারীদের সিল বা সিইওর সাথে সাইন করবেন না।
