একজন পিআর ম্যানেজারকে অবশ্যই তার কাজ সম্পর্কে জ্ঞানী হতে হবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের আর্কাইভগুলি বজায় রাখার প্রয়োজনীয়তার ব্যাখ্যা করে, যাকে প্রেস ডসাইয়ার বা মিডিয়া ডসিজার বলা হয়।
পিআর ম্যানেজার সংরক্ষণাগার
সংস্থার খ্যাতি প্রত্যক্ষ বা অপ্রত্যক্ষভাবে প্রভাবিত করে এমন সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ সংবাদ আইটেম, ব্যক্তি এবং ইভেন্টগুলির জন্য একটি প্রেস ডসিয়ার সংগ্রহ করা হয়।
পৃথক ফাইলিং ক্যাবিনেটগুলি অনুযায়ী রাখা ভাল:
- নিয়মিত এবং এককালীন ইভেন্ট: প্রদর্শনী, সেমিনার, রাউন্ড টেবিল, সভা এবং ব্যবসায়িক ডিনার;
- মূল ব্যক্তি, মতামত নেতারা, সংগঠনের অবস্থান এবং এর বিরোধীদের সহযোগী;
- বিষয়গুলি নিয়মিত পিআর-পরিষেবা দ্বারা আচ্ছাদিত। শুধুমাত্র সংস্থার নিজস্ব উপকরণই নয়, জনসাধারণের প্রতিক্রিয়া, সম্পাদকীয় উপকরণ, বিশেষজ্ঞের মন্তব্য ইত্যাদি সংগ্রহ করাও গুরুত্বপূর্ণ
- শিল্প মিডিয়া এবং সাংবাদিক।
একটি প্রেস ডসিয়ের, যে কোনও আর্কাইভের মতো, একটি গতিশীল তথ্য বেস হওয়া উচিত যাতে নিয়মিত তথ্য আপডেট করা হয় এবং তাজা তথ্য কঠোর পরিশ্রমীভাবে সংগ্রহ করা হয়।
সংগ্রহের কৌশল
প্রযুক্তিগত দিক থেকে, প্রেস ডসিয়র মুদ্রিত বা বৈদ্যুতিন হতে পারে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, প্রেস ডসিয়ারের কাজটি কমিয়ে আনার জন্য উভয় পরিপূরক সংরক্ষণাগার বিকল্প থাকা বৈধ।
প্রেস ডোজিয়ার মিডিয়াতে প্রকাশনা, পিআর-সার্ভিসের নিজস্ব উপকরণ অন্তর্ভুক্ত করে। ব্যক্তিদের জন্য, জীবনী, ফটো, ব্যক্তিগত ডেটা (ব্যক্তির অনুমতি সহ), ব্যক্তিগত যোগাযোগের বিশদ এবং সহায়তার ফোন ব্যবহার করা হয়। ইভেন্টের প্রোগ্রামগুলি, রেজোলিউশনগুলি, অংশগ্রহণকারীদের হ্যান্ডআউট এবং আয়োজকদের যোগাযোগ থেকে অনুষ্ঠানের জন্য প্রেস ডসিয়ের সংকলন করা গুরুত্বপূর্ণ।
মিডিয়া এবং সাংবাদিকদের তথ্য দ্বারা প্রেস ডোজিয়ের একটি বিশেষ জায়গা দখল করা হয়েছে। প্রতিষ্ঠানটি বর্তমানে সম্পাদকীয় কার্যালয়ের সাথে মতবিনিময় করছে কিনা তা নির্বিশেষে জনসংযোগ বিশেষজ্ঞকে অবশ্যই প্রতিটি বিশেষায়িত মিডিয়া সম্পর্কে বিশদ বিবরণ দিতে হবে। কাঁচা তথ্যতে প্রচলন সম্পর্কিত তথ্য (যদি এটি মুদ্রণ প্রকাশ হয়), উপস্থিতি (ইন্টারনেট সংস্থার জন্য), প্রতিষ্ঠাতা, সিইও, সম্পাদক এবং শিল্প সাংবাদিকদের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
সমস্ত মিডিয়া অংশীদারদের জন্ম তারিখগুলি, সম্পাদকীয় শ্রেণিবিন্যাসে তারা যে অবস্থান নিয়েছে তা নির্বিশেষে তারা কখনই অতিরিক্ত প্রয়োজন হবে না। একটি সাধারণ কর্মচারী এবং একটি মিডিয়া কর্পোরেশনের প্রধান যদি সমানভাবে সন্তুষ্ট হন তবে কোনও বন্ধুত্বপূর্ণ সংস্থার পিআর-পরিষেবা তাদেরকে একটি ছোট পোস্টকার্ড বা ফুলের ফুলের তোড়া দিয়ে অভিনন্দন জানায়। সাংবাদিকদের তথ্য সংগঠনের তথ্য যোগ্যতার মধ্যে সীমাবদ্ধ। যদি পিআর পরিষেবাটি প্রস্তুতির জন্য সংগঠনের কোনও বিশ্লেষককে সংবাদদাতার কাছে প্রস্তুত এবং হস্তান্তর করে থাকে, আপনার প্রেস ডসিয়রে এই সম্পর্কে একটি চিহ্ন রাখা উচিত। এটি বারবার যোগাযোগের সাথে সহকর্মীদের মধ্যে সচেতনতার সূচনার পয়েন্টটি জানার পক্ষে সহজ করে তুলবে।
প্রেস ডসিয়রের ফিলিংয়ের সাথে সরাসরি যোগাযোগ করা যায় যে পিআর-পরিষেবা সাবধানতার সাথে মিডিয়াটিকে বিশ্লেষণ করে। পিআর-ম্যানেজারের সংস্থার কার্যক্রমের কাছাকাছি সময়ে কোনও বিষয়ে একটি নতুন নিবন্ধ প্রকাশের সাথে সাথেই এটি অবশ্যই প্রেস ডসিয়রে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার ভিডিও কাহিনী, লেখকের কলাম, অনুমোদনমূলক ব্লগারদের রেকর্ড এবং অন্যান্য তথ্যের সাথেও করা উচিত।
ডসির প্রেসে অ্যাক্সেস
যদি একটি দীর্ঘ সময়ের মধ্যে একটি প্রেস ডসিয়ার গঠিত হয়, তবে প্রায়শই প্রায়শই, মুক্ত উত্স থেকে প্রাপ্ত তথ্যের পাশাপাশি এতে একটি তথাকথিত অভ্যন্তর উপস্থিত হয়। ইনসাইডার তথ্য সাধারণত বেসরকারী উত্স থেকে প্রাপ্ত তথ্য বলা হয় যা এখনও প্রকাশ্যে নিশ্চিত হয়নি confirmed সংস্থাগুলির আনুষ্ঠানিক প্রতিনিধিরা দীর্ঘকাল ধরে "কোনও মন্তব্য করবেন না" স্ট্যাটাসে এই জাতীয় তথ্য রাখতে পারেন, অতএব, একবার প্রেস ডসিয়ারে, পিআর ম্যানেজারকে তৃতীয় পক্ষের জন্য সংরক্ষণাগারে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করার প্রয়োজনীয়তাটি মনে রাখতে হবে।
প্রেস ডসায়ারগুলিতে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করার জন্য আরেকটি উত্সাহ হ'ল ব্যক্তিগত ডেটা, যা প্রায়শই ব্যক্তি সম্পর্কে তথ্য সহ পরিপূরক হয়।সংগঠনের অন্যান্য কর্মচারী, অন্যান্য সংস্থার জন-বিশেষজ্ঞ এবং অন্যান্য আগ্রহী দলের সাথে যোগাযোগ করার সময় এটি মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ। প্রেস ডসইয়ারটি মূলত সংস্থার অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য তৈরি করা হয়।
এটি তথ্য ফাঁস রোধে অতিরিক্ত সুরক্ষা সিস্টেম ইনস্টল করার প্রয়োজনীয়তাও ব্যাখ্যা করে। ফোল্ডারে কাগজ সামগ্রী সংগ্রহ করা গুরুত্বপূর্ণ, এতে অ্যাক্সেস কঠোরভাবে সীমাবদ্ধ হওয়া উচিত। সংস্থার পরিচালনার জন্য - অনুরোধে পিআর-বিভাগের কর্মীদের জন্য বৈদ্যুতিন ডাটাবেসগুলি পাওয়া উচিত, তবে কর্পোরেট তথ্য বিস্তৃতভাবে বন্ধ করা উচিত।
